Заявки сотрудников: отпуск, больничный, обмен сменами

Сотрудник просит отпуск в личном сообщении мастеру, просьба не доходит до планировщика, и в графике появляется пустое место. В Vakhta сотрудник подаёт заявку в Telegram: отпуск, выходной, больничный, обмен сменами, опоздание, ранний уход, коррекция времени или оспаривание оценки.

У каждой заявки есть маршрут: кто решает и к какому сроку. Ответственный видит её во входящих панели, принимает решение с комментарием, а сотрудник получает ответ в боте. Новые заявки видны в одном списке с фильтром по типу.

Решения принимают люди, ответственные за свой шаг: мастер, руководитель подразделения или HR. Для обмена сменами сначала нужно согласие коллеги в боте. Одобренный отпуск или обмен создают новую версию графика, а одобренная коррекция меняет учёт времени отдельной записью — исходные данные сохраняются.

Фото медицинского документа к больничному видит только HR. Если сотрудник обратился лично, уполномоченный человек может создать заявку от его имени в панели. Заявка с потенциальной сверхурочной работой тоже ждёт решения в этом разделе.

Для пилота выберите типы заявок, которые сейчас теряются чаще всего: например, обмен сменами и коррекции времени. Согласуйте, кто решает каждый тип и в какой срок.

Измеряйте время от подачи до решения, считайте просроченные заявки и проверьте, видит ли планировщик изменения в графике без дополнительных звонков. Спросите нескольких сотрудников, понятно ли им, на каком шаге их заявка.

Отдельно проверьте больничные: получает ли HR медицинские документы вовремя и не видят ли их люди, которым они не нужны. От этого зависит доверие сотрудников к системе.

Заявка в Vakhta не заменяет кадровых документов и приказов, которых требует закон или ваш внутренний порядок. Система не решает вместо человека и не рассчитывает отпускные.

Для запуска нужны список сотрудников с привязанным Telegram, структура подразделений и назначенные ответственные для каждого типа заявок. Отменить или сократить одобренное отсутствие может администратор, руководитель производства или HR — с причиной, которая остаётся в истории. Вернуть сотрудника в график после отмены можно сразу в том же диалоге, а дату возвращения он получит в боте.