Заявки працівників: відпустка, лікарняний, обмін змінами

Працівник просить відпустку в особистому повідомленні майстру, прохання не доходить до планувальника, і в графіку з’являється порожнє місце. У Vakhta працівник подає заявку в Telegram: відпустка, вихідний, лікарняний, обмін змінами, запізнення, ранній вихід, корекція часу чи оскарження оцінки.

Кожна заявка має маршрут: хто вирішує і до якого терміну. Відповідальний бачить її у вхідних панелі, ухвалює рішення з коментарем, а працівник отримує відповідь у боті. Нові заявки видно в одному списку з фільтром за типом.

Рішення ухвалюють люди, відповідальні за свій крок: майстер, керівник підрозділу або HR. Для обміну змінами спочатку потрібна згода колеги в боті. Схвалена відпустка чи обмін створюють нову версію графіка, а схвалена корекція змінює облік часу окремим записом — початкові дані зберігаються.

Фото медичного документа до лікарняного бачить лише HR. Якщо працівник звернувся особисто, уповноважена людина може створити заявку від його імені в панелі. Заявка з потенційною понаднормовою роботою також чекає на рішення в цьому розділі.

Для пілоту виберіть типи заявок, які зараз губляться найчастіше: наприклад, обмін змінами та корекції часу. Погодьте, хто вирішує кожен тип і в який термін.

Вимірюйте час від подання до рішення, рахуйте прострочені заявки й перевірте, чи бачить планувальник зміни в графіку без додаткових дзвінків. Запитайте кількох працівників, чи зрозуміло їм, на якому кроці їхня заявка.

Окремо перевірте лікарняні: чи отримує HR медичні документи вчасно і чи не бачать їх люди, яким вони не потрібні. Від цього залежить довіра працівників до системи.

Заявка у Vakhta не замінює кадрових документів і наказів, яких вимагає закон або ваш внутрішній порядок. Система не вирішує замість людини й не розраховує відпускні.

Для запуску потрібні список працівників із прив’язаним Telegram, структура підрозділів і призначені відповідальні для кожного типу заявок. Скасувати або скоротити схвалену відсутність може адміністратор, керівник виробництва чи HR — із причиною, що залишається в історії. Повернути працівника в графік після скасування можна одразу в тому ж діалозі, а дату повернення він отримає в боті.